リマインダーを備忘録として使うだけではもったいない – 完全無料でバッチリGTD!

2021/04/20

Reminders icon

iPhoneに標準搭載されているアプリ、リマインダー。

日本語に訳せば「備忘録」になると思います。「やらないといけないこと・忘れちゃいけないこと」を全部 iPhone のリマインダーに書き込んでおけば、すっからかんに忘れてしまっても、読み返せばきちんと思い出すことができる、という安心感が得られるだけでも使う価値があります。

場所や時間で通知を設定しておけば、読み返すことすら忘れても大丈夫です。

脳の負担をぐっと減らすことができますね。

リマインダーでGTD

このしなければいけないことを整理して、すっきりした脳で仕事に専念できるのは、まさにGTD。GTD(Getting Things Done)というのは、自分の仕事の流れを効率的に管理して、精神的な負担やストレスを軽減しつつ仕事はきちんと遂行するための手法のことを言います。

何より、ユーザーインターフェースがシンプルでとんでもなく美しいので、使っているだけで嬉しくなるアプリです。

Reminders todos

リマインダーで仕事を効率化

このリマインダーの使い方に一工夫加えると、普段の生活や仕事がとてもとても快適になるので、自分的にはiPhoneの中でも最大級の重要機能だなと思ってます。

たぶん、働いている皆さんの多くは、「ToDoリスト」を作って自分の仕事や活動を管理しているのではないかと思います。それ用のサービスや便利なアプリも沢山ありますが、一度iPhoneのリマインダーを使ってみることをおすすめします。

ToDo 管理をするメリットは何かを考えてみると、

  • うっかり忘れるミスを防げる
  • 自分では忘れてしまっても、リストさえ見ればするべき事を思い出せる安心感
  • 上手に使えば仕事を効率よく管理できる

となると思います。僕の場合、頭を空っぽにして優先度の高い作業や期限が近い作業に集中できることが一番のメリットですね。

ToDoのメリットを最大にする

少数の振り分けリストを活用します。この、少数というのが結構大切です。増やしすぎると管理が面倒になって、かえって頭への負担を増やします。 作るべきリストはこれだけ。

  • リマインダー(標準でできてるやつ)
  • 優先的にする
  • 周期的にする
  • いつかする

GTD的には「リマインダー」リストを「inbox」とした方が適切かもですね。

リストを作成するには、リマインダーアプリの画面左上にあるリストボタン(三本線のアイコン)をタップして、切り替わった画面の右上にある「編集」ボタンをタップ、リストの一番下に現れる「新規リストを作成」をタップします。

Reminder list make

リマインダーのGTD的な使い方

(移動方法や設定方法は後述)

  1. やらないといけないこととか、気になっていることとか、自分の頭の中にあることを全部「リマインダー(inbox)」リストに書き込みます。プライベートか仕事かは分ける必要は無い、というより、分けない方が良いと僕は思います。以後、何かするべき事が発生したら、とにかくここに書き込みます。
  2. 最優先ではないけど、比較的急いでやるべきこと、重要度が高いこと、まあまあ期限が近いことを、「優先的」リストに移動します。
  3. 特に急ぎじゃないことは、「いつか」リストに移動します。
  4. 毎月とか、毎週とか、周期的・定期的にするべき事は、「周期的」リストに移動します。ゴミ出しとか、ついうっかりしがちな事などもここに入れておくと良いでしょう。僕はクレジットカードの引き落としに合わせて、銀行残高を確認するというのもここに入れてます。
  5. 最優先事項とか、締め切りがすぐ近くに迫っているようなことは、そのまま「リマインダー」リストに残して、なるべく頻繁に目につくようにします。

この作業が終わった頃には、頭がすっきりして気分が軽くなっているのではないでしょうか。

日常の使い方は、とにかく自分がするべき事は全部「リマインダー(inbox)」リストに書き込むことです。そして、朝一番か気が向いたときに「優先的」「いつか」リストに移動することで、自分の行動を整理します。

自分の行動について整理ができたら、各リストをスワイプで切り替えながら読み返してみます。書き出してある「するべき事」「用事」の中で、少ない労力で簡単に終われること、短時間で完了することを見つけたら、ササッと終わらせてしまいます。

こうすることで、頭の中を空っぽにして、目の前にある大切な作業に集中することができるようになります。

リマインダーの内容は、iCloud で同期されて Mac や iPad からも参照できるので便利です。

Reminders allover

用件についての設定とリスト間の移動方法

【移動】

  1. リストを移動させたい項目を選ぶ。
  2. 「表示項目を増やす」をタップ。
  3. 「リスト」をタップ。
  4. 移動させたいリストを選択して「完了」をタップ。

このとき、必要であれば「優先順位」も設定しておくと良いと思います。

Reminder 1 Reminder list

【繰り返しの設定】

  1. 繰り返しの設定をしたい項目を選ぶ。
  2. 「後で通知」をタップ。
  3. 「通知日」をオンにする。
  4. 作業をする日を設定。
  5. 「完了」をタップ。
  6. 「繰り返し」というボタンができているので、それをタップ。
  7. 繰り返す周期を設定して、「完了」をタップ。

Reminder cycle1 Reminder cycle2

繰り返す作業ではなくても、それをする日が決まっている場合は、通知の設定をしておくと良いですね。

場所による通知を「出発時」にする便利さに感動

リマインダーでぜひ使いたい便利機能は、場所を設定しておくことでGPSの位置情報を利用して、その場所に到着した時にしなくてはならないことを通知してくれることです。

ただ、場所による通知を使う場面って、「会社の帰りに○○を買う」のように、普段とは違うところに立ち寄る用事がメインになると思います。到着時の通知を設定していても、そもそもその場所がある方へ行くこと自体忘れたら無意味ですね。

そこで、用事の設定に場所による通知をオンにして、「現在地」や職場の住所を設定、通知のタイミングは「出発時」を選びます。iPhone で音楽を聴きながら颯爽と帰宅し始めたら「ピコピコ・ピコピコ」という通知音が聞こえる、となると、うっかり防止には最高ですよ。

便利すぎて泣けるで!

謝辞

リマインダーをガッチリ使おうとか、この紹介記事を書こうというインスピレーションを受けたのは、下記の記事です。

海上忍氏のiPadiPhoneWireの記事 “ありそうでなかった"機能あり、iOS 5の『リマインダー』を使い倒す

@OZPA 氏の記事 GTDをやるなら特化したツールを使おう!OmniFocusを購入したら気持ち良かった

@goryugo 氏の記事 脳みそがいっぱいいっぱいになってきたのでOmniFocusを使ってみる

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